Het is moeilijk voor te stellen waar onze bedrijven zouden zijn zonder contracten. Tegelijkertijd lijkt het vrij eenvoudig om je een wereld zonder contractbeheer voor te stellen. Het wordt vaak een bijzaak. De World Commerce & Contracting Association schat dat bedrijven tot 9% van hun jaarlijkse omzet verliezen door inefficiënt contractbeheer.

Gelukkig zijn er oplossingen voor Contract Lifecycle Management (CLM) die een gestructureerde aanpak van contracten bieden; vanaf het eerste ontwerp, via onderhandelingen en uiteindelijk tot aan verlenging of afloop. Maar wat onderscheidt CLM? Welke functies zijn het belangrijkst? In dit artikel bespreken we 10 essentiële functies die je moet zoeken in een CLM-oplossing, ongeacht je use-case of branche. Docfield CLM wordt aanbevolen als de beste CLM-tool voor Nederlandse klanten.

1. Centrale opslagplaats voor alle contracten

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je hebt er veel werk in gestoken om een contract ondertekend te krijgen, om vervolgens de ondertekende versie kwijt te raken in een eindeloze e-mail thread. Nu heb je ergens in een map het eerste concept opgeslagen.

Docfield legt de nadruk op een gecentraliseerde opslagplaats die je contracten direct koppelt aan een slim mappensysteem, zodat alle documenten op één veilige, toegankelijke locatie worden opgeslagen, direct vanaf de plek waar ze zijn ondertekend. Dit betekent dat je nooit meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar contracten, waardoor de frustratie van handmatig zoeken en verouderde versies verdwijnt.

2. Geautomatiseerd workflowbeheer

Automatisering is de kern van moderne CLM’s. Zoek naar systemen die kritieke processen automatiseren, van het opstellen tot en met de verlenging. Docfield werkt met gecentraliseerde sjablonen, die dicteren welke delen van een tekst statisch zijn en welke niet, afhankelijk van wie het document bekijkt. Bovendien zorgt Docfield er met geautomatiseerde workflows, waaronder slimme meldingen en escalatieprotocollen, voor dat contracten naadloos door elke fase heen gaan zonder onnodige vertragingen. CLM’s kunnen zo voorkomen dat er kritieke knelpunten ontstaan. Als u een CLM gebruikt voor verkoopvoorstellen, kan dit u helpen om deals tot 80% sneller te sluiten en drop-off te voorkomen. Met andere woorden, haal meer uit uw deals!

3. Real-time samenwerking en communicatie

Met realtime samenwerkingstools kunnen interne en externe teams tegelijkertijd aan contractdocumenten werken. Het platform van Docfield ondersteunt gelijktijdig bewerken, geïntegreerd bijhouden van opmerkingen en versiebeheer, zodat feedback direct en nauwkeurig wordt vastgelegd, ongeacht de locatie van een team.

4. Rolgebaseerde toegangscontrole en bewerkingsbeperkingen

Contracten bevatten vaak gevoelige gegevens, waar voorzichtig mee moet worden omgegaan en die alleen zichtbaar zijn voor bepaalde gebruikers. Docfield biedt rolgebaseerde toegangscontrole waarmee niet alleen de toegang tot gevoelige gegevens wordt beperkt, maar waarmee je ook bewerkingsbeperkingen kunt instellen voor specifieke tekstblokken binnen een document. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde gebruikers belangrijke secties kunnen wijzigen, waardoor de algehele integriteit van het document behouden blijft.

5. Configureerbare goedkeuringsworkflows

Elke organisatie heeft unieke goedkeuringsbehoeften. De ingebouwde goedkeuringsworkflows van Docfield vereenvoudigen de besluitvorming doordat de belangrijkste belanghebbenden met één klik kunnen klikken. Deze workflows zijn volledig configureerbaar voor de structuur van uw organisatie en zorgen ervoor dat contracten zonder onnodig heen-en-weergeloop worden beoordeeld en goedgekeurd.

6. Integratie met ERP, CRM en andere systemen

Hoewel het Docfield platform een krachtige 360 graden console is voor alle contractbehoeften, begrijpen we dat niet elke workflow in ons systeem moet worden ondergebracht. Daarom hebben we ons vanaf het begin gericht op krachtige integraties met belangrijke systemen, zoals uw ERP en CRM. Maak gebruik van deze integraties om te voorkomen dat u met parallelle bronnen van waarheid werkt, waardoor u dezelfde informatie handmatig in verschillende systemen moet kopiëren en plakken. Zo zorg je ervoor dat iedereen met dezelfde gegevens werkt.

7. Geavanceerd versiebeheer van documenten en bijhouden van wijzigingen

Het beheren van meerdere revisies van hetzelfde document kan een bekende puinhoop worden. Geavanceerde systemen voor versiebeheer houden elke wijziging bij en noteren wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht. Deze mate van detail helpt niet alleen bij het bijhouden van een nauwkeurige geschiedenis van het contract, maar dient ook als een waardevol controlespoor in geval van geschillen verderop in de keten.

8. Ingebouwde analyse- en rapportagetools

In veel opzichten komt een contract pas echt tot leven als het ondertekend is. Contractgegevens kunnen op interessante manieren worden gebruikt als ze worden samengevoegd in handige dashboards. Zoek naar CLM-systemen die robuuste analyses en aanpasbare rapportage bieden. Het dashboard van Docfield biedt realtime statistieken over contractprestaties, verlengingsdata en mogelijke nalevingsproblemen, zodat uw teams knelpunten kunnen identificeren en uw strategie proactief kunnen aanpassen.

9. Geautomatiseerde herinneringen en meldingen

Gemiste deadlines kunnen leiden tot kostbare fouten. Een goed CLM-systeem moet automatische herinneringen bevatten voor komende mijlpalen, goedkeuringen en verlengingsdata.

Dit is van cruciaal belang voor verschillende teams binnen het bedrijf, of het nu gaat om een verkoopteam dat accountvernieuwingen analyseert of een inkoopteam dat de relaties met leveranciers beheert. Het notificatiesysteem van Docfield houdt elke belanghebbende op de hoogte en zorgt ervoor dat geen enkele belangrijke actie over het hoofd wordt gezien.

10. Conditionele Logica

Naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de complexiteit waarmee je te maken krijgt toe. Of je nu meer producten lanceert, te maken hebt met regelgeving uit verschillende rechtsgebieden of met meer gestandaardiseerde procedures. Dit wordt allemaal weerspiegeld in uw contracten. Met de toonaangevende voorwaardelijke logica van Docfield CLM kun je standaardiseren en automatiseren welke clausules in een contract verschijnen, afhankelijk van triggers binnen het contract (zoals de jurisdictie, contractduur of het bedrag – en nog veel meer). Dit maakt het ideaal voor groeiende bedrijven die te maken hebben met toenemende complexiteit. 

Conclusie

Er zijn veel manieren waarop een CLM waarde kan toevoegen aan uw bedrijf. Van het verbeteren van bestaande workflows tot het ontsluiten van geheel nieuwe automatiseringen, CLM’s brengen structuur in uw contracteringsprocessen. CLM’s vormen een cruciaal onderdeel van de manier waarop uw organisatie opereert en helpen u om contracten sneller te ondertekenen, meer uit uw deals te halen en bruikbare inzichten te verzamelen uit belangrijke contracten. Dit helpt u op zijn beurt om uw huidige prestaties in kaart te brengen en uw strategie voor de toekomst te bepalen.

Platformen zoals Docfield zijn geliefd bij gebruikers omdat ze functies bieden voor elke fase van de contractlevenscyclus, van creatie tot onderhandeling en ondertekening, tot uiteindelijke verlenging of afloop. Kom meer te weten over het Docfield systeem en boek vandaag nog uw gratis demo!

Om de samenwerking tussen de overheid, publieke sector en bedrijven efficiënter en veiliger te laten verlopen, wordt nu gewerkt aan de software-suite Mijn Bureau. Dit platform is speciaal ontwikkeld om samenwerking en communicatie binnen organisaties te verbeteren.

De ontwikkeling van Mijn Bureau is een gezamenlijk initiatief van verschillende Nederlandse partijen onder regie van het open-sourceproject OpenBSW, dat valt onder het Rijksbrede programma Beter Samen Werken. Dit programma richt zich op het verbeteren van samenwerkingssoftware binnen de Rijksoverheid en stimuleert bredere samenwerking met andere overheden, organisaties, bedrijven en ontwikkelaars.

Op Europees niveau wordt Mijn Bureau onderhouden in nauwe samenwerking met Frankrijk en Duitsland, als onderdeel van een bredere suite van samenwerkingssoftware.

Blue NAP Americas, een datacenter op Curaçao, gaat samenwerken met het Rotterdamse Chunk Works om zijn data-infrastructuur te voorzien van een oplossing voor datamanagement en -security.

In het kader van de samenwerking heeft Chunk Works een intelligente, gedistribueerde en gedecentraliseerde data-infrastructuur geïmplementeerd in het datacenter van Blue NAP Americas op Curaçao. Hiermee wordt het bereik van de oplossing uitgebreid naar het Caribisch gebied en Latijns-Amerika. Het partnerschap is ingegaan per 10 maart 2025.

“Dit initiatief sluit naadloos aan op regionale strategieën om de digitale soevereiniteit te vergroten en een veilige, onafhankelijke en beschikbare cloud-infrastructuur voor overheden op te bouwen – ter ondersteuning van e-overheidsdiensten, nationale veiligheidsprioriteiten, digitale transformatie en economische groei op de lange termijn – zonder onnodige complexiteit of afhankelijkheid van externe jurisdicties”, zegt Giovanni King, CEO bij Blue NAP Americas.

Dennis Schouten, CEO bij Chunk Works: “Bij Chunk Works vinden we dat organisaties volledige controle moeten hebben over hun data, zonder onnodige complexiteit. Onze samenwerking met Blue NAP Americas introduceert een revolutionaire benadering van data-infrastructuur – het naadloos integreren van decentralisatie met Enterprise Grade Security. Door integratie van onze technologie in het ecosysteem van Blue NAP Americas zorgen we ervoor dat bedrijven klaar zijn voor de toekomst, met een oplossing die niet alleen veilig is, maar ook schaalbaar en eenvoudig te beheren.”

Het aantal security-incidenten gerelateerd aan machine-identiteiten neemt sterk toe nu ook het aantal machine-identiteiten fors toeneemt. Dit blijkt uit het meest recente onderzoek van CyberArk, samengevat in het 2025 State of Machine Identity Security Report.

Een belangrijk oorzaak hiervan zijn beveiligingscertificaten die een andere houdbaarheid hebben gekregen en sneller verlopen. 72% van de organisaties heeft het afgelopen jaar te maken gehad met ten minste één certificaatgerelateerde storing. Dit is een aanzienlijke stijging ten opzichte van voorgaande jaren. Daarnaast meldde 50% van de organisaties security-incidenten of inbreuken als gevolg van gecompromitteerde machine-identiteiten.

Machine-identiteiten – waaronder certificaten, keys, secrets en toegangstokens – nemen explosief toe door de opkomst van AI en cloud-innovaties. De kortere levensduur van machine-identiteiten zorgt bovendien voor een hogere omloopsnelheid Als gevolg hiervan hebben organisaties moeite om bij te blijven en hanteren ze een geïsoleerde aanpak voor het beveiligen van machine-identiteiten, wat weer zorgt voor andere risico’s.

Bijna driekwart van de respondenten heeft het afgelopen jaar te maken gehad met ten minste één certificaatgerelateerde uitval, waarvan 67% maandelijks en 45% wekelijks uitval ondervond. Dit is een aanzienlijke stijging ten opzichte van 2022, toen 26% maandelijkse en slechts 12% wekelijkse uitval meldde.

Daarnaast blijkt dat misbruik van machine-identiteiten aanzienlijke gevolgen heeft voor een bedrijf. Het leidt tot vertragingen bij de lancering van applicaties (51%), uitval met gevolgen voor de klantervaring (44%) en ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens of netwerken (43%).

Machine-identiteiten overtreffen menselijke identiteiten met een overweldigende marge en blijven snel groeien. Acht op de tien security-managers verwacht dat het aantal machine-identiteiten in hun organisatie het komende jaar met maar liefst 150% zal toenemen.

Nu AI-systemen een groeiend doelwit worden voor cyberaanvallen, gelooft 81% van de security-managers dat beveiliging van machine-identiteiten een vitale rol zal spelen in het beveiligen van een door AI gedomineerde toekomst. 70% zegt dat het beveiligen van AI-modellen tegen manipulatie en diefstal betekent dat er meer nadruk moet worden gelegd op de noodzaak van authenticatie en autorisatie van machine-identiteiten.

“Het aantal machine-identiteiten van verschillende aard zal komend jaar blijven groeien. Het zorgt voor grotere complexiteit en grotere risico’s”, zegt Kurt Sand, GM van Machine Identity Security bij CyberArk. “Cybercriminelen richten zich in toenemende mate op machine-identiteiten – van API-keys tot certificaten voor het ondertekenen van codes – om kwetsbaarheden uit te buiten, systemen te compromitteren en kritieke infrastructuur te verstoren.”

Op donderdag 27 maart organiseren Datto en Kaseya een Lunch & Learn-sessie in de UP Office Building (IJ-toren) in Amsterdam. Tijdens deze bijeenkomst krijgen IT-professionals en managed service providers (MSP’s) inzicht in hoe zij hun IT-diensten efficiënter en veiliger kunnen beheren.

Tijdens de sessie worden de mogelijkheden van Kaseya 365 Endpoint besproken, waaronder remote monitoring en management (RMM), antivirus, endpoint detection and response (EDR), managed detection and response (MDR), patchmanagement en ransomware rollback.

De sessie bevat presentaties van Koos Stoop (CTO, Theiner ICT B.V.) en Bjorn Leenen (Senior Solutions Engineer, Datto/Kaseya). Zij delen praktijkervaringen en inzichten over het gebruik van Datto en Kaseya binnen IT-organisaties.

Daarnaast is er gelegenheid voor interactieve Q&A’s en netwerkmomenten.

Tijdschema:

• 12:00 – 13:00: Inloop
• 13:00 – 13:30: Presentatie Koos Stoop – Ervaringen met Datto en Kaseya
• 13:30 – 14:00: Q&A met Koos Stoop
• 14:00 – 15:00: Lunch en netwerken
• 15:00 – 15:30: Presentatie Bjorn Leenen – Efficiënt IT-beheer
• 15:30 – 16:00: Q&A met Bjorn Leenen

ManageEngine, onderdeel van Zoho Corporation, heeft Sabarishwaran – Saby – J benoemd tot Country Manager voor België, Nederland en Luxemburg.

Met meer dan 18 jaar ervaring binnen de IT-sector, kent Saby alle ins en outs van de industrie. Hij startte zijn carrière bij ManageEngine als Sales verantwoordelijke in de UK en stapte daarna over naar de Benelux. Sinds 2023 is hij actief als Regional Sales Director in de Benelux en is hij verantwoordelijk voor verschillende teams die zich inzetten voor customer service en business development. ManageEngine heeft voornamelijk klanten in sectoren als onderwijs, gezondheidszorg en logistiek.

De benoeming van Saby als Country Manager is onderdeel van de groeistrategie van ManageEngine. Het bedrijf wil zijn marktaandeel in de Benelux vergroten op een cruciaal moment. “Het doel is om ons huidige marktaandeel binnen drie tot vijf jaar te verdubbelen,” zegt Saby. “Daarvoor is het belangrijk om een sterke lokale aanwezigheid te hebben en fysiek dicht bij onze klanten te zijn.”

Saby verhuisde recent naar Utrecht om zijn nieuwe rol optimaal te kunnen uitoefenen. Tot voor kort werden alle Benelux-klanten namelijk ondersteunt vanuit India. “Utrecht is al jaren onze Europese uitvalsbasis. Naast het Europese team, bouw ik vanuit dit kantoor aan een toegewijd team voor de Benelux,” verduidelijkt Saby. “We zitten volop in het rekruteringsproces en werven daarbij collega’s die zowel bestaande klanten op locatie ondersteunen, maar ook onze producten introduceren bij prospects en potentiële klanten.”

Eén van Saby’s eerste prioriteiten is het versterken van het channel-ecosysteem van ManageEngine. “We willen de relatie met onze zakenpartners in deze regio verder ontwikkelen en verdiepen. We willen onze distributeurs helpen evolueren naar volwaardige partners met toegevoegde waarde. Dit komt uiteindelijk onze lokale klanten ten goede.”

Fortinet heeft zijn Fortinet OT Security Platform uitgebreid met aanvullende mogelijkheden die bedrijfskritische infrastructuren en industriële omgevingen tegen nieuwe cyberbedreigingen beschermen.

Nirav Shah, senior vice president Products & Solutions bij Fortinet. “Deze nieuwe verbeteringen geven organisaties de tools in handen die zij nodig hebben om hun bedrijfsbrede OT-beveiliging te versterken en de eisen van de wet- en regelgeving na te leven. Al deze functionaliteit wordt beheerd op basis van één geïntegreerd platform.”

Fortinet introduceert de nieuwe functies binnen het Fortinet OT Security Platform om operationele technologie (OT)-omgevingen beter te beveiligen. De verbeteringen omvatten nieuwe ruggedized next-generation firewalls (NGFW’s) uit de FortiGate-serie en een uitbreiding van de FortiGuard OT Security Service.

Om netwerksegmentatie binnen OT-omgevingen te verbeteren, breidt Fortinet zijn portfolio uit met de FortiSwitch Rugged 108F en 112F-POE, die beveiligingsregels op poortniveau toepassen en integreren met FortiOS. Daarnaast introduceert Fortinet twee nieuwe 5G-oplossingen: FortiExtender Rugged 511G, een 5G WAN-gateway voor externe OT-locaties, en FortiExtender Vehicle 511G, een 5G-router voor voertuigen. Beide ondersteunen Wi-Fi 6 en eSIM-functionaliteit.

Verder versterkt Fortinet zijn AI-gestuurde security operations (SecOps) met verbeteringen in FortiAnalyzer 7.6 en FortiDeceptor 6.1, waardoor inzicht in beveiligingsrisico’s en compliance-rapportage wordt vereenvoudigd. FortiNDR Cloud ondersteunt nu OT-protocollen voor geavanceerde cyberdreigingsdetectie, terwijl FortiNDR on-premise extra weergaven toevoegt voor OT-beveiligingsanalyse via het Purdue Model en de Mitre ATT&CK ICS Matrix.

Check Point Software Technologies en cryptovaluta-platform Cardano werken samen om de eerste uitgebreide realtime beveiligingsoplossing voor blockchain te ontwikkelen en te leveren.

Cardano heeft de realtime beveiligingsoplossingen van Check Point geïntegreerd om zijn blockchaininfrastructuur te beschermen. Door gebruik te maken van realtime informatie over bedreigingen kan het ecosysteem van Cardano naar eigen zeggen aanvallen detecteren en beperken voordat ze grote schade aanrichten.

“De samenwerking tussen Check Point en Cardano betekent een belangrijke stap voorwaarts in de zoektocht naar een veilig en veerkrachtig Web3-ecosysteem. Terwijl we samenwerken om innovatieve beveiligingsoplossingen te ontwikkelen en te implementeren, kunnen we uitkijken naar een robuustere en veiligere blockchain in de toekomst”, aldus Kriss Baird, General Manager bij Cardano’s Catalyst.

Odido heeft de platinum-status ontvangen van EcoVadis, een internationale autoriteit op het gebied van duurzaamheidsbeoordelingen. De beoordeling van EcoVadis is daarmee een waardevolle erkenning voor de inspanningen van de telecomprovider op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met de platinum score in de EcoVadis Corporate Social Responsibility Rating behoort Odido tot de 1% best presterende bedrijven wereldwijd.

Iedereen moet mee kunnen doen, vindt Odido. Daarom streeft de telecomprovider ernaar om technologie menselijker, duurzamer en inclusiever te maken. Dit doet de organisatie door te investeren in initiatieven die een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij en de planeet. En met succes: terwijl Odido vorig jaar de gouden status behaalde, verdient de provider dit jaar een Platinum certificaat.

Uitzonderlijke hoge score op milieu

EcoVadis beoordeelt bedrijven op vier thema’s: milieu, arbeid en mensenrechten, ethiek en duurzame inkoop. Op al deze thema’s is Odido flink gegroeid ten opzichte van vorig jaar. De organisatie roemde onder andere het feit dat Odido haar berekeningen voor de uitstoot van broeikasgassen laat doorberekenen door een externe auditor. Ook waardeert EcoVadis het uitgebreide beleid op het vlak van ethisch handelen, de inspanningen om de veiligheid en gezondheid van het personeel te bewaken en het extra faciliteren van duurzaam telefoongebruik van haar klanten.

Vooral op het gebied van milieu scoort Odido uitzonderlijk hoog. Van de 100 toe te kennen punten op dit onderdeel ontving Odido er maar liefst 94. Dat komt mede door de ambitieuze duurzaamheidsdoelstellingen van Odido. Zo heeft de telecomprovider zich tot doel gesteld om de eigen uitstoot van broeikasgassen in 2028 met 95% te verminderen.

Een kroon op het werk van Odido

“Als organisatie maken we steeds duurzamere keuzes voor zowel mens als milieu. We doen er alles aan om onze technologie duurzamer te maken en zetten de mens daarin centraal. Deze Platinum-beoordeling laat zien dat we onze ambitie serieus nemen”, vertelt Søren Abildgaard, CEO bij Odido. “We willen het elke dag beter doen. Daarom hechten we veel waarde aan de beoordeling van EcoVadis. Dankzij de rapportage krijgen we meer inzicht in de effectiviteit van onze initiatieven en inspanningen en zien we hoe we die nog verder kunnen verbeteren”.
Odido zet een aantal concrete stappen om haar duurzaamheidsambities te realiseren, onder andere door volledig gebruik te maken van 100% hernieuwbare elektriciteit, het eigen wagenpark volledig te elektrificeren en geen gebruik meer te maken van verpakkingsmateriaal van nieuw plastic in de logistieke keten. Recent maakte Odido nog bekend de komende tien jaar groene stroom af te nemen bij een nieuw windmolenpark in Zeeland.

De KPN Top Partner en telecom-expert voor het MKB, FIB uit Nunspeet, draagt zijn telecomactiviteiten over aan Score Utica. FIB is sinds 2004 actief als inkoopcollectief voor het MKB waar de telecomactiviteiten een groot onderdeel van zijn.

“Ik ben ontzettend trots op de samenwerking en betrouwbaarheid die wij onze klanten hebben kunnen geven de afgelopen jaren. Deskundig advies, heldere taal en betrouwbaarheid waren daarin onze kernwaarden en die zien wij ook terug bij Score Utica. Gecombineerd met de mogelijkheid om ook op IT-vlak stappen te kunnen zetten, geeft dit ons het volste vertrouwen dat onze klanten in goede handen zijn”, zegt Remon Nieuwendijk, directeur van FIB.

Sander Mulder, Managing Director Score Utica, voegt toe: “Door de sterk vergelijkbare kernwaarden en de focus op het KPN ÉÉN-portfolio past het telecomportfolio van FIB perfect bij Score Utica. Door aan deze combinatie onze IT-propositie toe te voegen wordt de volgende stap een hele natuurlijke. Ook zetten we als Score Utica hiermee onze landelijke dekking met regionale betrokkenheid extra kracht bij.”